Első lépések a visszaélés bejelentő alkalmazás használatához

Egy online visszaélés-bejelentő rendszerrel kapcsolatban sokszor felmerül az a jogos kérdés, hogy milyen gyorsan helyezhető üzembe, mikortól tudja ténylegesen használni a megrendelő. 

Szükséges-e bármilyen speciális ismeret ahhoz, hogy a felület használható legyen, igényel-e a megrendelő részéről plusz ráfordítást a rendszer használata?

Nézzük, milyen előfeltételei vannak egy online visszaélés-bejelentő felület használatának!

- Első lépésként ki kell jelölni akár a szervezeten belül egy személyt / csapatot, vagy megbízni egy szervezeten kívüli felelőst, bejelentővédelmi ügyvédet  a rendszer üzemeltetésére. Az online bejelentő felületre őt érdemes regisztrálni, hiszen ő fogja kezelni a beérkező panaszokat. 

- Ha többen foglalkoznak majd a visszaélés-bejelentések kezelésével, akkor olyan rendszert válasszunk, ahol van lehetőség arra, hogy több felhasználó is hozzáférhessen a regisztrált fiókunkhoz.

- Az új panasztörvény szerint az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül visszaigazolást kell küldeni a bejelentő részére a visszaélés-bejelentés fogadásáról.  Ennek a visszaigazolásnak egyúttal tartalmaznia kell a bejelentésre vonatkozó  adatkezelési és eljárási szabályzatokat. Így tájékozódhat a bejelentő többek között arról, hogy a foglalkoztató milyen lépéseket tesz a panaszok kivizsgálása érdekében, hogyan kezeli a személyes adatokat.  Ahhoz, hogy ezeket továbbítani tudjuk a bejelentő felé, a rendszer használatának előfeltétele a szabályzatok előzetes elkészítése.  

- Ezek a dokumentumok azért is fontosak, mert ezekben rögzíthetjük a vállalkozásunknál alkalmazni kívánt eljárásrendeket, például, hogy hogyan kezeljük az anonim bejelentéseket. Ha a vállalkozásunknál olyan magatartási szabályok is érvényben vannak, melyek megsértése ugyan nem jogszerűtlen cselekedet, de a vállalati normákkal nincs összhangban, érdemes az eljárásrendi szabályzatban felhívni a figyelmet rá, hogy ezek a kihágások is bejelenthetőek. 

-Az online bejelentő felületek egy egyedi linket biztosítanak számunkra, melyen keresztül a panaszos közvetlenül a vállalkozásunk felé tud bejelentést tenni. Ezt a linket tudjuk közzétenni a weboldalunkon, közösségi média felületeinken, nyomtatott anyagainkban. Ahhoz, hogy a honlapunk megfelelő aloldalán szerepeltethessük egyedi linkünket, admin jogosultsággal kell rendelkeznünk, vagy a webfejlesztőnk pár perces segítségét kell kérnünk. 

‍

A felsoroltak mindenképpen szükségesek ahhoz, hogy az online bejelentő rendszert megfelelően be tudjuk állítani. Több olyan feladat is akadhat, melyekhez külső segítséget is igénybe kell venni, vagy amelyek vezetői döntéstől függenek. Ezekkel érdemes számolni, amikor azt olvassuk, hogy egy bejelentő rendszer azonnal használható. Valóban, ha a fenti tényezők már adottak, akkor a jelents.hu felülete is pár kattintással testreszabható és percek alatt használatra kész.

Ha nem tudja, mit vegyen figyelembe amikor visszaélés-bejelentési rendszert választ, olvassa el az általunk összegyűjtött szempontokat!

‍

Hogy pontosan mennyi időbe telik innentől a rendszer beüzemelése, azt az alábbi videóban mutatjuk be:

‍