5 +1 szempont a visszaélés-bejelentő alkalmazás kiválasztásához

Ha alapos megfontolást követően megszületett a döntés, hogy a vállalkozásához érkező visszaélés-bejelentéseket egy online alkalmazás segítségével szeretné fogadni, azt hihetné, hogy a feladat nehezén már túl is van. 

Számos megoldással találkozhat azonban, és ökölszabályként jó, ha tudja: ugyanaz az alkalmazás nem fog megoldást nyújtani minden vállalkozás számára. 

Mi alapján tudja kiválasztani a cége számára leginkább megfelelő szolgáltatást?

Bejegyzésünkben összeszedtük azokat a szempontokat, amiket mindenképpen érdemes megfontolnia. 

1.  Folyamatos elérhetőség

Mind a bejelentő, mind a bejelentést fogadó számára bármikor legyen könnyen elérhető a választott rendszer. Ne nehezítsük a dolgunkat azzal, hogy a bejelentésekhez kapcsolódó tevékenységek csak bizonyos időszakokban, például csak hétköznapokon vagy ügyfélszolgálati időben végezhetők.

2. Testreszabható szöveg és megjelenés

Sablonokból könnyen és gyorsan lehet dolgozni, de előfordulhat, hogy szívesebben szólna a márkája saját hangján a bejelentők felé. A céges logó és színvilág használata is bizalmat ébreszt a felhasználóban. Idővel az is lehetséges, hogy módosítani szeretne a korábban használt formátumon, ezért ne mondjon le a testreszabhatóságról, még ha elsőre elégnek is tűnik a sablonok használata.

3. Kommunikáció a bejelentővel

Anonim bejelentés esetén is tájékoztatást kell, hogy kapjon a bejelentő a cégnél alkalmazott belső visszaélés-bejelentési eljárásról, valamint a bejelentésének státuszáról. Olyan alkalmazást válasszon, ahol erre megoldást nyújt a szolgáltató az adatvédelmi szabályok teljeskörű betartása mellett. Amikor a bejelentést egy Google Form kitöltésével lehet megtenni, e-mail címet is meg kell adni a panasz elküldéséhez. Emiatt vagy az anonimitás biztosítása sérül, vagy egy nem valós e-mail cím megadására ösztönzi a bejelentőt, amin viszont nem fogjuk tudni foglalkoztatóként elérni és tájékoztatni az ügyében tett lépésekről. 

4. Skálázhatóság

Az online visszaélés-bejelentő alkalmazások alapfunkciói nagyban hasonlítanak egymásra, az egyes szolgáltatások viszont eltérnek abban, hogy mekkora szervezet számára használhatóak kényelmesen.

Ha a vállalkozásánál korábban nem működött bejelentő rendszer, akkor kezdetben nem egyszerű megbecsülni, hogy mennyi bejelentésre lehet számítani havonta. Induláskor talán elég lehet, ha a rendszerhez egyetlen kijelölt személy fér hozzá és csak havi pár bejelentéssel kalkulálunk, később azonban felmerülhet az igény további rendszerhasználók hozzáadásához. A bejelentések nyomonkövethetősége is akkor válik fontos kritériummá, mikor megtapasztaljuk a beérkező panaszok mennyiségét és dinamikáját. 

5. Rendelkezésre állás, ügyfélszolgálat

Ha bármilyen kérdés merül fel a szolgáltatás használata során, legyen szó egy technikai beállításról vagy akár hibaelhárításról, fontos, hogy el tudja érni a szolgáltató ügyfélszolgálatát, ahol gyorsan, érdemben reagálnak a feltett kérdésekre. Előny lehet, ha magyar nyelven tud segítséget kérni az azonos időzónában elérhető operátortól, így nem kell sokat várni a válasz megérkezésére. Az ügyfélszolgálat elérhetőségei szerepeljenek a szolgáltató honlapján. Ezekre csak akkor lesz szükségünk, ha valamilyen problémánk merül fel, akkor viszont biztosan nem azzal szeretnénk tölteni az időnket, hogy elérhetőségek után kutatunk. 

+1. Kockázatmentes próba lehetőség

Az egyes online visszaélés-bejelentő rendszerek használati díja is nagymértékben befolyásolhatja a választásunkat. Bizonyos szolgáltatók - mint a jelents.hu is - ingyenes kipróbálási lehetőséget biztosítanak a leendő ügyfeleik számára. Egy demo bemutatóhoz képest ilyenkor valós szituációkban és adatokkal használhatja a rendszert, pont úgy, mint ha előfizetett volna a szolgáltatásra. Ezáltal Ön kockázatmentesen tesztelheti a bejelentő rendszert, kipróbálhatja az egyes funkciókat, így magabiztosabb döntést hozhat arról, hogy valóban azt kínálja-e az alkalmazás, amire a vállalkozásának a leginkább szüksége van. Videóval ellátott bejegyzésünkben megnézheti, hogyan állítható be pár kattintással a jelents.hu rendszere.

Az egyre több területre kiterjedő, online igénybevehető szolgáltatásoknak köszönhetően nem csak a magánszemélyek, hanem a vállalkozások is egyszerűen hozzáférhetnek az igényeiknek leginkább megfelelő megoldásokhoz.

‍

A felsoroltakon kívül speciális igények is előfordulhatnak, melyekről minden esetben egyedileg kell egyeztetni a kiszemelt szolgáltatóval. A fenti szempontok mentén azonban jó eséllyel fogja tudni kiválasztani azt a partnert, akivel hosszú távon is eredményesen működhet majd együtt a visszaélés-bejelentések fogadásával kapcsolatban.

‍