Blogbejegyzés gyűjtemény

Egy korábbi blogbejegyzésünkben 5+1 olyan szempontot fejtettünk ki, melyek segíthetik a döntéshozókat a megfelelő online visszaélés-bejelentési rendszer kiválasztásában.

Nem ejtettünk ugyanakkor szót egy nagyon fontos tényezőről, ez pedig a bejelentőrendszer kényelmes használhatósága, vagyis hogy mennyire felhasználóbarát a visszaélés-bejelentő felület maga.

Mit értünk felhasználóbarát rendszer alatt?

A "felhasználóbarát" kifejezés egy webalkalmazás esetében azt jelenti, hogy az alkalmazás tervezése és megvalósítása során a készítők figyelembe vették, hogy a feület könnyen megérthető és átlátható legyen a felhasználók számára, azaz jó felhasználói élményt nyújtson.  A kényelmi szempont együtt jár a hatékonysággal is. Ha a felhasználó nehezen éri el az egyes funkciókat, nem tudja, mikor hova kell kattintania a kívánt eredmény érdekében, akkor úgy érezheti, hogy az idejét pazarolja, ezáltal pedig hamar frusztrálttá válik.

Ha a visszaélés-bejelentő felület felhasználóbarát, akkor a navigáció egyszerű az egyes menüpontok között, minden szinte ránézésre magától értendő az oldalon. Az információk és funkciók logikusan vannak elrendezve, ez segíti a felhasználót abban, hogy minél előbb el tudja végezni a kívánt feladatot.

Egy ilyen alkalmazás plusz támogatást is nyújthat a felhasználóknak, például könnyen elérhető segítségfunkciókkal, súgókkal, magyarázó leírásokkal.

Kinek a szempontjából legyen a felület felhasználóbarát?

Elsőre könnyűnek tűnik a fenti kérdés megválaszolása: aki használni fogja a bejelentőrendszert.

Egy alkalmazás esetében mellékes, hogy mennyire találja kényelmesnek a használatot a rendszer megálmodója, kivitelezője, a vállalkozás bérszámfejtője, recepciósa vagy a szomszéd patikus. A lényeg az, hogy azok számára legyen könnyen használható, akik a jövőben a visszaélés-bejelentéseket szeretnék megtenni, illetve akik ezeket a bejelentéseket fogadják és kezelik, tehát akik a rendszert üzemeltetni fogják.

A bejelentő számára ettől lesz felhasználóbarát a rendszer:

• jól olvasható, megfelelő méretű szövegek
• egyértelmű leírások
• a kötelezően megadandó adatok jelölése
• a leggyakoribb esetek legördülő menüből történő választhatósága
• lehetőség saját szöveg beírására
• dokumentumok, mellékletek feltöltésének lehetősége (pontosan megadva a feltölthető formátumokat és méretet)
• visszajelzés a bejelentés elküldésének sikerességéről és a további lépésekről

A visszaélés-bejelentő rendszert üzemeltető vállalkozás szempontjai:

• saját fotók, logó, szövegek megadásának lehetősége
• saját bejelentő formátum összeállításnak lehetősége
• egyszerűen navigálható menürendszer
• számlázási adatok rögzítése
• előfizetés részleteinek áttekinthetősége, módosítási lehetőség
• tájékoztató dokumentumok, szabályzatok feltölthetők legyenek
• az ügykezelő kapjon értesítést, ha új bejelentés érkezik
• a felületen keresztül azonnal reagálhasson az ügykezelő a bejelentésre, válaszolhasson a bejelentőnek
• a bejelentések státusza automatikusan módosuljon, ha a feldolgozás megkezdődött vagy befejeződött

A visszaélés-bejelentő alkalmazások felhasználóbarátsága tehát nem csupán a panaszbejelentés egyszerűségén, hanem a teljes felhasználói élményen keresztül érhető el.

Az új panasztörvény, hivatalos nevén a a 2023. évi XXV. törvény lehetőséget ad rá, hogy a vállalkozások külsős megbízott szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd segítségét vegyék igénybe a visszaélés-bejelentések kivizsgálásában. 

‍

Miben tudja segíteni egy online visszaélés-bejelentő alkalmazás a bejelentővédelmi ügyvédek munkáját?

Hennelné dr. Komor Ildikót kérdeztük a Komor Hennel Attorneys ügyvédi irodától.

"Egy ilyen online rendszer nem csak a bejelentő, de az ügyvéd munkáját is megkönnyíti, hogy hatékonyabban láthassa el a bejelentés kapcsán a feladatait. A bejelentések könnyebben beazonosíthatóvá, nyomonkövethetőbbé válnak, egyúttal biztosított a bejelentés informatikai és adatvédelmi háttere is, az ügyvéd a bejelentés megtételét követően egyből fókuszálhat a konkrét jogi probléma megoldásában a segítségnyújtásra." - ez a Komor Hennel Attorneys véleménye.

‍

Akkor tudja hatékonyan segíteni egy visszaélés-bejelentési alkalmazás az ügyvéd, vagy más, a rendszer működtetésével megbízott személy munkáját, ha a feladatokat átláthatóbbá, rendszerezettebbé teszi. Hasznos funkció, ha az alkalmazás emlékeztetőt küld a közelgő határidőkről, felületet biztosít a bejelentővel folytatott kommunikációra. Az adatok megfelelő tárolása, a személyes adatok védelme minden bejelentővédelmi rendszerrel szemben alapvető elvárás, és nagyban segíti a bejelentővédelmi ügyvéd tevékenységét, ha egy ilyen használatra kész megoldást igénybe vesz a munkája során.

A jelents.hu által biztosított felületen minden vállalkozáshoz feltölhető az adatvédelmi és eljárásrendi szabályzat. Ez is segíti a rendszer működtetőjének munkáját, hiszen a szabályzatokat a bejelentés benyújtásakor megkapja a bejelentő, nem kell egyesével elküldenie azokat minden egyes bejelentéskor.

Az adminisztrációs feladatok jelentős részének automatizált elvégzésével több idő marad a valós szakmai munkára, ez pedig mind a bejelentővédelmi ügyvéd, mind a megbízó közös érdeke.

‍

A megfelelő rendszer kiválasztásának számos más tényezője is van, ezeket 5+1 tipp foglalja össze blogunkban.

Ha alapos megfontolást követően megszületett a döntés, hogy a vállalkozásához érkező visszaélés-bejelentéseket egy online alkalmazás segítségével szeretné fogadni, azt hihetné, hogy a feladat nehezén már túl is van. 

Számos megoldással találkozhat azonban, és ökölszabályként jó, ha tudja: ugyanaz az alkalmazás nem fog megoldást nyújtani minden vállalkozás számára. 

Mi alapján tudja kiválasztani a cége számára leginkább megfelelő szolgáltatást?

Bejegyzésünkben összeszedtük azokat a szempontokat, amiket mindenképpen érdemes megfontolnia. 

1.  Folyamatos elérhetőség

Mind a bejelentő, mind a bejelentést fogadó számára bármikor legyen könnyen elérhető a választott rendszer. Ne nehezítsük a dolgunkat azzal, hogy a bejelentésekhez kapcsolódó tevékenységek csak bizonyos időszakokban, például csak hétköznapokon vagy ügyfélszolgálati időben végezhetők.

2. Testreszabható szöveg és megjelenés

Sablonokból könnyen és gyorsan lehet dolgozni, de előfordulhat, hogy szívesebben szólna a márkája saját hangján a bejelentők felé. A céges logó és színvilág használata is bizalmat ébreszt a felhasználóban. Idővel az is lehetséges, hogy módosítani szeretne a korábban használt formátumon, ezért ne mondjon le a testreszabhatóságról, még ha elsőre elégnek is tűnik a sablonok használata.

3. Kommunikáció a bejelentővel

Anonim bejelentés esetén is tájékoztatást kell, hogy kapjon a bejelentő a cégnél alkalmazott belső visszaélés-bejelentési eljárásról, valamint a bejelentésének státuszáról. Olyan alkalmazást válasszon, ahol erre megoldást nyújt a szolgáltató az adatvédelmi szabályok teljeskörű betartása mellett. Amikor a bejelentést egy Google Form kitöltésével lehet megtenni, e-mail címet is meg kell adni a panasz elküldéséhez. Emiatt vagy az anonimitás biztosítása sérül, vagy egy nem valós e-mail cím megadására ösztönzi a bejelentőt, amin viszont nem fogjuk tudni foglalkoztatóként elérni és tájékoztatni az ügyében tett lépésekről. 

4. Skálázhatóság

Az online visszaélés-bejelentő alkalmazások alapfunkciói nagyban hasonlítanak egymásra, az egyes szolgáltatások viszont eltérnek abban, hogy mekkora szervezet számára használhatóak kényelmesen.

Ha a vállalkozásánál korábban nem működött bejelentő rendszer, akkor kezdetben nem egyszerű megbecsülni, hogy mennyi bejelentésre lehet számítani havonta. Induláskor talán elég lehet, ha a rendszerhez egyetlen kijelölt személy fér hozzá és csak havi pár bejelentéssel kalkulálunk, később azonban felmerülhet az igény további rendszerhasználók hozzáadásához. A bejelentések nyomonkövethetősége is akkor válik fontos kritériummá, mikor megtapasztaljuk a beérkező panaszok mennyiségét és dinamikáját. 

5. Rendelkezésre állás, ügyfélszolgálat

Ha bármilyen kérdés merül fel a szolgáltatás használata során, legyen szó egy technikai beállításról vagy akár hibaelhárításról, fontos, hogy el tudja érni a szolgáltató ügyfélszolgálatát, ahol gyorsan, érdemben reagálnak a feltett kérdésekre. Előny lehet, ha magyar nyelven tud segítséget kérni az azonos időzónában elérhető operátortól, így nem kell sokat várni a válasz megérkezésére. Az ügyfélszolgálat elérhetőségei szerepeljenek a szolgáltató honlapján. Ezekre csak akkor lesz szükségünk, ha valamilyen problémánk merül fel, akkor viszont biztosan nem azzal szeretnénk tölteni az időnket, hogy elérhetőségek után kutatunk. 

+1. Kockázatmentes próba lehetőség

Az egyes online visszaélés-bejelentő rendszerek használati díja is nagymértékben befolyásolhatja a választásunkat. Bizonyos szolgáltatók - mint a jelents.hu is - ingyenes kipróbálási lehetőséget biztosítanak a leendő ügyfeleik számára. Egy demo bemutatóhoz képest ilyenkor valós szituációkban és adatokkal használhatja a rendszert, pont úgy, mint ha előfizetett volna a szolgáltatásra. Ezáltal Ön kockázatmentesen tesztelheti a bejelentő rendszert, kipróbálhatja az egyes funkciókat, így magabiztosabb döntést hozhat arról, hogy valóban azt kínálja-e az alkalmazás, amire a vállalkozásának a leginkább szüksége van. Videóval ellátott bejegyzésünkben megnézheti, hogyan állítható be pár kattintással a jelents.hu rendszere.

Az egyre több területre kiterjedő, online igénybevehető szolgáltatásoknak köszönhetően nem csak a magánszemélyek, hanem a vállalkozások is egyszerűen hozzáférhetnek az igényeiknek leginkább megfelelő megoldásokhoz.

‍

A felsoroltakon kívül speciális igények is előfordulhatnak, melyekről minden esetben egyedileg kell egyeztetni a kiszemelt szolgáltatóval. A fenti szempontok mentén azonban jó eséllyel fogja tudni kiválasztani azt a partnert, akivel hosszú távon is eredményesen működhet majd együtt a visszaélés-bejelentések fogadásával kapcsolatban.

‍

A Magyar Marketing Szövetség idén már 23. alkalommal hirdette meg Az Év Honlapja pályázatot, melynek célja, hogy felhívja a figyelmet a legkiválóbb magyar készítésű weboldalakra, és az aktuális digitális marketing megoldásokra. 

A pályázók 30 kategóriában nevezhetnek egészen december 15-ig, a szakmai zsűrin kívül pedig a közönség is leteheti voksát az általa legjobbnak ítélt honlapra december 20-ig. 

‍

A jelents.hu B2B weboldalak kategóriában indult a megmérettetésen. Ebben a kategóriában a legfontosabb szempont a teljeskörű információátadás, melynek segítségével az oldalra látogató érdeklődő átfogó képet kap a cég tevékenységéről.

Oldalunk tervezésekor és fejlesztésekor mindvégig szem előtt tartottuk, hogy a leendő ügyfeleink számára olyan platformot biztosítsunk, ahol minden - az új panasztörvénnyel kapcsolatos - információ, hír a rendelkezésükre áll egy helyen.

Tudástárunkban közzétett bejegyezéseinkkel szeretnénk megkönnyíteni a jogszabályban történő eligazodást. 

Webalkalmazásunk regisztrációt követően percek alatt testreszabható, azonnal használható megoldást kínál.

‍

Köszönjük, ha a pályázaton szavazatával a Jelents.hu oldalát támogatja , a leginkább pedig annak örülünk, ha az alkalmazásunkkal hatékonyan segíthetjük vállalkozása belső visszaélés-bejelentési rendszerének működtetését.