Blogbejegyzés gyűjtemény

Egy korábbi blogbejegyzésünkben 5+1 olyan szempontot fejtettünk ki, melyek segíthetik a döntéshozókat a megfelelő online visszaélés-bejelentési rendszer kiválasztásában.

Nem ejtettünk ugyanakkor szót egy nagyon fontos tényezőről, ez pedig a bejelentőrendszer kényelmes használhatósága, vagyis hogy mennyire felhasználóbarát a visszaélés-bejelentő felület maga.

Mit értünk felhasználóbarát rendszer alatt?

A "felhasználóbarát" kifejezés egy webalkalmazás esetében azt jelenti, hogy az alkalmazás tervezése és megvalósítása során a készítők figyelembe vették, hogy a feület könnyen megérthető és átlátható legyen a felhasználók számára, azaz jó felhasználói élményt nyújtson.  A kényelmi szempont együtt jár a hatékonysággal is. Ha a felhasználó nehezen éri el az egyes funkciókat, nem tudja, mikor hova kell kattintania a kívánt eredmény érdekében, akkor úgy érezheti, hogy az idejét pazarolja, ezáltal pedig hamar frusztrálttá válik.

Ha a visszaélés-bejelentő felület felhasználóbarát, akkor a navigáció egyszerű az egyes menüpontok között, minden szinte ránézésre magától értendő az oldalon. Az információk és funkciók logikusan vannak elrendezve, ez segíti a felhasználót abban, hogy minél előbb el tudja végezni a kívánt feladatot.

Egy ilyen alkalmazás plusz támogatást is nyújthat a felhasználóknak, például könnyen elérhető segítségfunkciókkal, súgókkal, magyarázó leírásokkal.

Kinek a szempontjából legyen a felület felhasználóbarát?

Elsőre könnyűnek tűnik a fenti kérdés megválaszolása: aki használni fogja a bejelentőrendszert.

Egy alkalmazás esetében mellékes, hogy mennyire találja kényelmesnek a használatot a rendszer megálmodója, kivitelezője, a vállalkozás bérszámfejtője, recepciósa vagy a szomszéd patikus. A lényeg az, hogy azok számára legyen könnyen használható, akik a jövőben a visszaélés-bejelentéseket szeretnék megtenni, illetve akik ezeket a bejelentéseket fogadják és kezelik, tehát akik a rendszert üzemeltetni fogják.

A bejelentő számára ettől lesz felhasználóbarát a rendszer:

• jól olvasható, megfelelő méretű szövegek
• egyértelmű leírások
• a kötelezően megadandó adatok jelölése
• a leggyakoribb esetek legördülő menüből történő választhatósága
• lehetőség saját szöveg beírására
• dokumentumok, mellékletek feltöltésének lehetősége (pontosan megadva a feltölthető formátumokat és méretet)
• visszajelzés a bejelentés elküldésének sikerességéről és a további lépésekről

A visszaélés-bejelentő rendszert üzemeltető vállalkozás szempontjai:

• saját fotók, logó, szövegek megadásának lehetősége
• saját bejelentő formátum összeállításnak lehetősége
• egyszerűen navigálható menürendszer
• számlázási adatok rögzítése
• előfizetés részleteinek áttekinthetősége, módosítási lehetőség
• tájékoztató dokumentumok, szabályzatok feltölthetők legyenek
• az ügykezelő kapjon értesítést, ha új bejelentés érkezik
• a felületen keresztül azonnal reagálhasson az ügykezelő a bejelentésre, válaszolhasson a bejelentőnek
• a bejelentések státusza automatikusan módosuljon, ha a feldolgozás megkezdődött vagy befejeződött

A visszaélés-bejelentő alkalmazások felhasználóbarátsága tehát nem csupán a panaszbejelentés egyszerűségén, hanem a teljes felhasználói élményen keresztül érhető el.

Az új panasztörvény, hivatalos nevén a a 2023. évi XXV. törvény lehetőséget ad rá, hogy a vállalkozások külsős megbízott szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd segítségét vegyék igénybe a visszaélés-bejelentések kivizsgálásában. 

‍

Miben tudja segíteni egy online visszaélés-bejelentő alkalmazás a bejelentővédelmi ügyvédek munkáját?

Hennelné dr. Komor Ildikót kérdeztük a Komor Hennel Attorneys ügyvédi irodától.

"Egy ilyen online rendszer nem csak a bejelentő, de az ügyvéd munkáját is megkönnyíti, hogy hatékonyabban láthassa el a bejelentés kapcsán a feladatait. A bejelentések könnyebben beazonosíthatóvá, nyomonkövethetőbbé válnak, egyúttal biztosított a bejelentés informatikai és adatvédelmi háttere is, az ügyvéd a bejelentés megtételét követően egyből fókuszálhat a konkrét jogi probléma megoldásában a segítségnyújtásra." - ez a Komor Hennel Attorneys véleménye.

‍

Akkor tudja hatékonyan segíteni egy visszaélés-bejelentési alkalmazás az ügyvéd, vagy más, a rendszer működtetésével megbízott személy munkáját, ha a feladatokat átláthatóbbá, rendszerezettebbé teszi. Hasznos funkció, ha az alkalmazás emlékeztetőt küld a közelgő határidőkről, felületet biztosít a bejelentővel folytatott kommunikációra. Az adatok megfelelő tárolása, a személyes adatok védelme minden bejelentővédelmi rendszerrel szemben alapvető elvárás, és nagyban segíti a bejelentővédelmi ügyvéd tevékenységét, ha egy ilyen használatra kész megoldást igénybe vesz a munkája során.

A jelents.hu által biztosított felületen minden vállalkozáshoz feltölhető az adatvédelmi és eljárásrendi szabályzat. Ez is segíti a rendszer működtetőjének munkáját, hiszen a szabályzatokat a bejelentés benyújtásakor megkapja a bejelentő, nem kell egyesével elküldenie azokat minden egyes bejelentéskor.

Az adminisztrációs feladatok jelentős részének automatizált elvégzésével több idő marad a valós szakmai munkára, ez pedig mind a bejelentővédelmi ügyvéd, mind a megbízó közös érdeke.

‍

A megfelelő rendszer kiválasztásának számos más tényezője is van, ezeket 5+1 tipp foglalja össze blogunkban.

Ha alapos megfontolást követően megszületett a döntés, hogy a vállalkozásához érkező visszaélés-bejelentéseket egy online alkalmazás segítségével szeretné fogadni, azt hihetné, hogy a feladat nehezén már túl is van. 

Számos megoldással találkozhat azonban, és ökölszabályként jó, ha tudja: ugyanaz az alkalmazás nem fog megoldást nyújtani minden vállalkozás számára. 

Mi alapján tudja kiválasztani a cége számára leginkább megfelelő szolgáltatást?

Bejegyzésünkben összeszedtük azokat a szempontokat, amiket mindenképpen érdemes megfontolnia. 

1.  Folyamatos elérhetőség

Mind a bejelentő, mind a bejelentést fogadó számára bármikor legyen könnyen elérhető a választott rendszer. Ne nehezítsük a dolgunkat azzal, hogy a bejelentésekhez kapcsolódó tevékenységek csak bizonyos időszakokban, például csak hétköznapokon vagy ügyfélszolgálati időben végezhetők.

2. Testreszabható szöveg és megjelenés

Sablonokból könnyen és gyorsan lehet dolgozni, de előfordulhat, hogy szívesebben szólna a márkája saját hangján a bejelentők felé. A céges logó és színvilág használata is bizalmat ébreszt a felhasználóban. Idővel az is lehetséges, hogy módosítani szeretne a korábban használt formátumon, ezért ne mondjon le a testreszabhatóságról, még ha elsőre elégnek is tűnik a sablonok használata.

3. Kommunikáció a bejelentővel

Anonim bejelentés esetén is tájékoztatást kell, hogy kapjon a bejelentő a cégnél alkalmazott belső visszaélés-bejelentési eljárásról, valamint a bejelentésének státuszáról. Olyan alkalmazást válasszon, ahol erre megoldást nyújt a szolgáltató az adatvédelmi szabályok teljeskörű betartása mellett. Amikor a bejelentést egy Google Form kitöltésével lehet megtenni, e-mail címet is meg kell adni a panasz elküldéséhez. Emiatt vagy az anonimitás biztosítása sérül, vagy egy nem valós e-mail cím megadására ösztönzi a bejelentőt, amin viszont nem fogjuk tudni foglalkoztatóként elérni és tájékoztatni az ügyében tett lépésekről. 

4. Skálázhatóság

Az online visszaélés-bejelentő alkalmazások alapfunkciói nagyban hasonlítanak egymásra, az egyes szolgáltatások viszont eltérnek abban, hogy mekkora szervezet számára használhatóak kényelmesen.

Ha a vállalkozásánál korábban nem működött bejelentő rendszer, akkor kezdetben nem egyszerű megbecsülni, hogy mennyi bejelentésre lehet számítani havonta. Induláskor talán elég lehet, ha a rendszerhez egyetlen kijelölt személy fér hozzá és csak havi pár bejelentéssel kalkulálunk, később azonban felmerülhet az igény további rendszerhasználók hozzáadásához. A bejelentések nyomonkövethetősége is akkor válik fontos kritériummá, mikor megtapasztaljuk a beérkező panaszok mennyiségét és dinamikáját. 

5. Rendelkezésre állás, ügyfélszolgálat

Ha bármilyen kérdés merül fel a szolgáltatás használata során, legyen szó egy technikai beállításról vagy akár hibaelhárításról, fontos, hogy el tudja érni a szolgáltató ügyfélszolgálatát, ahol gyorsan, érdemben reagálnak a feltett kérdésekre. Előny lehet, ha magyar nyelven tud segítséget kérni az azonos időzónában elérhető operátortól, így nem kell sokat várni a válasz megérkezésére. Az ügyfélszolgálat elérhetőségei szerepeljenek a szolgáltató honlapján. Ezekre csak akkor lesz szükségünk, ha valamilyen problémánk merül fel, akkor viszont biztosan nem azzal szeretnénk tölteni az időnket, hogy elérhetőségek után kutatunk. 

+1. Kockázatmentes próba lehetőség

Az egyes online visszaélés-bejelentő rendszerek használati díja is nagymértékben befolyásolhatja a választásunkat. Bizonyos szolgáltatók - mint a jelents.hu is - ingyenes kipróbálási lehetőséget biztosítanak a leendő ügyfeleik számára. Egy demo bemutatóhoz képest ilyenkor valós szituációkban és adatokkal használhatja a rendszert, pont úgy, mint ha előfizetett volna a szolgáltatásra. Ezáltal Ön kockázatmentesen tesztelheti a bejelentő rendszert, kipróbálhatja az egyes funkciókat, így magabiztosabb döntést hozhat arról, hogy valóban azt kínálja-e az alkalmazás, amire a vállalkozásának a leginkább szüksége van. Videóval ellátott bejegyzésünkben megnézheti, hogyan állítható be pár kattintással a jelents.hu rendszere.

Az egyre több területre kiterjedő, online igénybevehető szolgáltatásoknak köszönhetően nem csak a magánszemélyek, hanem a vállalkozások is egyszerűen hozzáférhetnek az igényeiknek leginkább megfelelő megoldásokhoz.

‍

A felsoroltakon kívül speciális igények is előfordulhatnak, melyekről minden esetben egyedileg kell egyeztetni a kiszemelt szolgáltatóval. A fenti szempontok mentén azonban jó eséllyel fogja tudni kiválasztani azt a partnert, akivel hosszú távon is eredményesen működhet majd együtt a visszaélés-bejelentések fogadásával kapcsolatban.

‍

Azon túlmenően, hogy a törvény hatálya alá tartozó foglalkoztatóknak kötelező a bejelentővédelmi rendszer létrehozása és működtetése, egyre több szervezet ismeri fel, hogy számára a visszaélés-bejelentési rendszer egyúttal fontos szerepet is betölt. Ebben a cikkben három fő előnyét mutatjuk be annak, hogy a törvényi megfelelésen túl miért érdemes bevezetni és működtetni egy hatékony bejelentővédelmi megoldást.

1. Szervezeten belüli korrupció elleni hatékony fellépés

A bejelentővédelmi rendszer egyik legfontosabb előnye az, hogy lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy hatékonyan vegyék fel a harcolt a belső korrupció és visszaélések ellen. A rendszer segítségével a munkavállalók anonim módon tehetnek bejelentést minden olyan tevékenységről, amely sérti a cég etikai normáit, előírásait, vagy akár egyenesen törvénytelen. Ennek köszönhetően a vezetőség gyorsan értesülhet olyan problémákról, amelyekről különben nem lenne tudomása, és megfelelő lépéseket tehet azok megoldása érdekében.

2. A munkahely, mint megbízható közeg

Egy jól működő visszaélés-bejelentési rendszer hozzájárul a munkahelyi környezet biztonságosságának fokozásához, bizalmat ébreszt és növeli a transzparenciát. Amikor a munkavállalók tudják, hogy visszaélés esetén van egy megbízható csatorna, amelyen keresztül panaszt tehetnek, akkor valószínűbb, hogy mernek szólni, ha valami nincs rendben. Ezáltal csökken a visszás helyzetek és a munkahelyi konfliktusok kockázata.

3. A bejelentővédelmi rendszer, mint megelőző intézkedés

A rendszer lehetővé teszi a foglalkoztatók számára, hogy a bejelentők panaszait megvizsgálva korai szakaszban észrevegyék a potenciális problémákat, mielőtt azok súlyosbodnának. Azzal, hogy a bejelentéseket folyamatosan monitorozzák, a vezetőség és a felelős szakemberek lehetőséget kapnak arra, hogy időben reagáljanak a felmerülő problémákra. Ezáltal csökkenthetik a károkat és a negatív hírnév kockázatát,sőt, hozzájárulhatnak a munkahelyi környezet fejlesztéséhez és a jogi kockázatokat is eredményesen csökkenthetik.  

‍

Ezeken az előnyökön kívül a bejelentővédelmi rendszer alkalmazása számos kedvező hatással lehet a szervezetekre, illetve tágabb értelemben az egész társadalomra aztáltan, hogy előmozdítja a tisztességes és etikus üzleti gyakorlatokat és megelőzi a jogsértéseket. Panaszkezelés felsőfokon című blogbejegyzésünkben ezekről a szempontokról tudhat meg még többet.

‍

A bejelentővédelmi törvény a szabályozás hatálya alá eső foglalkoztatók munkavállalói számára lehetőséget biztosít arra, hogy a munkahelyükön tapasztalt jogsértésekről, mulasztásokról, visszaélésekről bejelentést tegyenek.

A törvényi előírás fontos kitétele, hogy a bejelentő védelme érdekében a bejelentő személyes adatainak megadása nélkül, azaz anonim módon is tehessen panaszt. Ennek oka elég nyilvánvaló: ugyan a bejelentőket a törvény szerint nem érheti semmilyen, a bejelentésükkel összefüggésbe hozható hátrányos intézkedés, ennek ellenére kevesen vállalnák fel személyesazonosságukat a munkáltatójuk felé, ha éppen egy visszaélést készülnének riportálni.

Ezt mérlegelje, ha munkahelyi visszaélés bejelentésre készül

A foglalkoztatónak szinte minden esetben kötelessége a jogszerűen megtett bejelentések kivizsgálása, melynek része a bejelentő tájékoztatása az ügy státuszáról, a megoldási javaslatról valamint arról, ha a vizsgálatot lezárják. A kapcsolattartáshoz nem feltétlenül szükséges, hogy a bejelentő megadja az elérhetőségeit, melyek alapján a személye beazonosítható is lehetne. Névtelen bejelentés esetén a bejelentő egy erre a célra kijelölt felületen, saját egyedi jelszavával tájékózodhat az üggyel kapcsolatos fejleményekről, így meg tudja őrizni névtelenségét. Ugyanakkor a bejelentővédelem szerves részét képezi, hogy a bejelentő adatai nem, vagy csak a kivizsgáláshoz feltétlenül szükséges mértékben adhatóak tovább a foglalkoztató más szervezeti egységei vagy munkavállalói felé. Tehát ha valaki személyes adatait is megadva tesz panaszt, adatait ettől függetlenül biztonságban tudhatja, bár ebben az esetben minimálisan a bejelentést fogadó személy meg fogja ismerni a bejelentő személyazonosságát.

Mindezek mellett a visszaélés-bejelentések további elősegítésére a bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a teljes anonomitás is biztosítható legyen, ez esetben még a megbízott bejelentővédelmi ügyvéd, vagy a rendszer működtetésére jogosult személy előtt is megőrizhető a panaszttevő inkognitoja.

Egy apró, de nagyon jelentős kivétel

Az anonimitásnak azonban van egy hátulütője is. A névtelen bejelentéseket nem köteles a fogadó fél kivizsgálni, saját megítélése szerint dönthet úgy, hogy az anonim panaszokat nem göngyölíti fel. Ilyenkor a panaszttevő arról kap értesítést, hogy a bejelentés kivizsgálása ebben az esetben mellőzhető, ezért az ügy lezárásra került, tehát tulajdonképpen nem történik semmilyen előrelépés a kérdésben.

A vállalkozások persze dönthetnek úgy, hogy minden bejelentést megvizsgálnak, ennek hiányában azonban az anonim bejelentő egyáltalán nem biztos, hogy eléri a visszaélés-bejelentéssel kapcsolatos célját.

Emiatt az apró, ám annál jelentőségteljesebb részlet miatt érdemes megfontolni bejelentőként az adataink megadását, foglalkoztatóként pedig a rendszer kialakításakor dönteni róla, hogy hasonló helyzetben milyen eljárásrendet fogunk alkalmazni.

‍